Tue. Dec 6th, 2022

Pengertian Stock Opname

Untuk kamu yang bekerja di perusahaan retail, tentu tidak asing lagi dengan istilah stock opname. Kegiatan ini memerlukan banyak waktu dan ketelitian, karena karyawan yang melakukannya perlu memastikan jika perhitungannya tidak salah.

Dikutip dari laman jurnal.id, stock opname adalah kegiatan perhitungan jumlah stok persediaan barang dagang secara fisik. Hasil perhitungan tersebut kemudian kita sesuaikan dengan catatan akuntansi di dalam bisnis.

Stock opname memungkinkan kita untuk mencocokkan barang yang ada di gudang dengan stok yang tercantum di buku akuntansi. Dengan mencocokkan stok, maka perusahaan bisa memastikan tidak adanya kelebihan biaya operasional. Sehingga, perusahaan bisa menentukan jumlah stok yang tepat ketika akan melakukan pembelian selanjutnya.

Kegiatan ini biasanya perusahaan lakukan di akhir tahun, namun tiap perusahaan mempunyai ketentuannya masing-masing di dalam melakukannya. Biasanya, perusahaan akan melakukan kegiatan ini tiap tiga atau empat bulan sekali. Meski begitu, lebih sering kegiatan ini kita lakukan, maka akan lebih mudah pula pihak keuangan melakukan penyesuaian pada selisih jumlah barang. 

 

Fungsi Stock Opname

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari aktivitas ini untuk perusahaan:

1. Melakukan Tindakan Preventif Saat Ada Selisih

Sebagaimana yang sudah disebutkan di atas, stock opname memungkin perusahaan untuk menemukan selisih stok barang yang sebenarnya, dengan stok yang ada di dalam database. Kadang, selisih kuantitas barang ini tidak terdeteksi dengan cepat, terlebih ketika perusahaan jarang melaksanakan stock opname.

Oleh sebab itu, dengan perhitungan yang tepat, perusahaan bisa cepat menindaklanjuti kejadian ini. Lalu menemukan solusi yang pas untuk menghindari adanya kerugian yang berkepanjangan.

 

2. Mengetahui Stok Barang yang Sebenarnya

Tidak jarang, terdapat kecurangan yang karyawan lain lakukan sehingga membuat kuantitas stok menjadi lebih atau bahkan kurang. Dengan melakukan stock opname, perusahaan akan dengan mudah mengidentifikasi perubahan ini. Selain itu, persediaan stok akan tetap aman sampai perusahaan melakukan pembelian stok nantinya.

 

3. Evaluasi untuk Perusahaan

Fungsi berikutnya adalah sebagai bahan evaluasi dan tolak ukur untuk perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan tersebut, perusahaan bisa mengambil langkah yang pas nantinya.

 

4. Bahan Pemantauan Perusahaan

Fungsi lainnya adalah sebagai sistem monitoring atau pemantauan oleh perusahaan. Arus keluar masuk barang akan lebih terpantau, sehingga masing-masing di antaranya bisa dipertanggungjawabkan. 

 

Cara Melakukan Stock Opname

Terdapat tiga langkah yang perlu kita lalui saat melakukan stock opname.

Sebelum mengetahui masing-masing tahapnya, ada hal-hal yang perlu Anda ketahui sebagai bahan persiapan, di antaranya:

• Memberikan label tidak dihitung pada barang yang tidak perlu dihitung, di mana yang melakukan ini adalah pihak gudang.

• Memberikan label atau tanda pada barang yang sudah dihitung, yang mana pihak yang melakukan ini juga adalah tim gudang.

• Memastikan semua stok sudah punya kode, tanda, barcode, atau pembeda apa pun yang bakal memudahkan proses penghitungan nantinya.

 

Setelah melakukan beberapa persiapan di atas, Anda bisa meulai tiga langkah selanjutnya. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing tahapan tersebut!

1. Tahap Awal

Tahap awal biasanya kudu kita laksanakan sejak jauh-jauh hari sebelum masuk ke langkah utama. Pada langkah ini, biasanya kita bakal banyak berkoordinasi dengan orang-orang gudang. Beberapa hal yang biasanya kita laksanakan pada langkah ini adalah:

• Memberikan instruksi pada bagian gudang untuk membuat persiapan stiker yang bakal kita pakai untuk memberi tanda yang sudah kita hitung.

• Memberikan instruksi pada orang gudang untuk merapikan stok sesuai kode dan jenis barang. Hal ini kudu kita laksanakan untuk menghindari kerancuan akibat masalah tata letak barang yang tidak beraturan.

• Memberikan instruksi kepada bagian gudang untuk melengkapi gudang dengan barcode sesuai dengan program yang dibuat. Oleh karena itu, tiap-tiap barang kudu punya kode barang, yang bakal memudahkan kita saat melaksanakan stock opname.

• Memberikan instruksi kepada bagian gudang untuk membuat persiapan stiker bertuliskan ‘Tidak Dihitung’ yang nantinya mereka tempelkan pada barang-barang yang tidak kudu kita hitung.

 

Adapun, barang-barang yang tidak perlu kita hitung di antaranya adalah:

• Barang yang sifatnya titipan dari pihak lain, yang biasa juga kita sebut dengan barang konsinyasi. Selain tidak kudu kita hitung, barang ini juga tidak boleh kita pakai sebagai stok.

• Barang yang masuk selama proses penghitungan atau barang yang masuk setelah tanggal cut off stock opname.

• Barang rusak yang sudah tidak bisa kita retur dan yang nilainya sudah pihak-pihak terkait sepakati untuk dihapus.

 

2. Tahap Persiapan

Setelah tahap pertama selesai, kita masuk ke tahap persiapan, yang biasanya kita laksanakan H-1. Beberapa kegiatan dalam tahap ini adalah:

• Memanggil semua tim untuk melaksanakan pengarahan terkait pelaksanaan stock opname. Pengarahan ini biasanya mencakup penjelasan soal tugas masing-masing orang yang bakal terlibat dalam proses stock opname.

• Memberikan instruksi pada bagian gudang untuk melengkapi input-an terkait mutasi barang hingga jam tutup operasional saat H-1.

• Memberikan instruksi anggota gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional hingga proses stock opname selesai.

 

3. Tahap Akhir

Setelah tahap persiapan selesai kita lakukan, maka saatnya kita masuk ke tahap akhir. Berikut adalah kegiatan yang kita laksanakan pada tahap ini:

• Memastikan kembali jika transaksi terkait stok udah kita input ke program.

• Jika udah dipastikan bahwa semua stok udah ter-input ke dalam program, maka kita kudu mencetak semua stok. Kemudian kita memberikan hasil cetakan stok tersebut kepada bagian accounting di masing-masing tim. Sebagai informasi, tim gudang tidak boleh mengetahui stok versi program pada saat melaksanakan penghitungan.

• Melaksanakan proses. Pada kegiatan ini, pastikan jika tiap-tiap stok yang udah kita kalkulasi udah kita beri tag atau stiker untuk menghindari adanya perhitungan ganda.

• Seluruh lembar stok yang udah terisi lalu kita serahkan pada bagian tim input untuk kita salin ke excel. Adapun, format rumus yang kita pakai kudu bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname. Dengan begitu, kita bisa mengetahui stok mana saja yang mengalami selisih perhitungan.

• Setelah proses di atas selesai, yang kudu kita laksanakan adalah pemeriksaan kembali pada stok yang kita temukan mengalami selisih.

• Ketika kelima proses tersebut selesai, maka yang kudu kita laksanakan adalah menyerahkan laporan ke bagian accounting untuk mereka sesuaikan dengan persediaan yang tercatat dalam program. 

 

Tips Melakukan Stock Opname

Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu gunakan agar sistem stock opname menjadi lebih maksimal, di antaranya:

• Tentukan periode dan konsisten melakukannya sesuai jadwal. 

• Simpan semua catatan, baik dalam bentuk kertas atau digital.

• Validasi stock opname tiap kali perhitungan selesai kamu lakukan, lantas bandingkan dengan catatan sebelumnya.

• Buat denah gudang, dan persiapkan barang-barang di gudang dengan baik untuk mempermudah sistem pemeriksaan.

• Pilih pegawai yang paling kompeten untuk melaksanakan peran ini dan bentuk dua tim dengan tugas yang berbeda.

• Tentukan barang apa saja yang kudu kamu hitung dan catat, lantas urutkan berdasarkan skala prioritas.

• Persiapkan alat penunjang yang karyawan butuhkan kala sistem berlangsung nanti. 

By roket